La formulación del requerimiento en las compras públicas

Para esta edición, el lector debe estar familiarizado con conceptos como el OSCE, RNP, PAC, con las instituciones, órganos y funcionarios a cargo de las contrataciones con el Estado, y además de saber identificar las oportunidades de negocios con el estado. En esta ocasión, hablaremos de la formulación del requerimiento, que es la primera etapa y pieza clave del proceso de contratación y que todo proveedor del estado debería conocer:

1. Necesidad

El proceso de contratación se inicia con la definición del requerimiento, el cual surge a raíz de una necesidad de la entidad, y se concreta a través de una solicitud dirigida por el área usuaria al órgano encargado de las contrataciones (logística o abastecimiento) de la Entidad.

2. Funciones del área usuaria

El área usuaria elabora el requerimiento, siendo responsable de formular las especificaciones técnicas, términos de referencia o expediente técnico para los bienes, servicios u obras a contratar, respectivamente, además de justificar la finalidad pública de la contratación, siendo responsable de su reformulación por errores o deficiencias técnicas que afecten el proceso de contratación.

3. Descripción objetiva y precisa

De acuerdo a la normativa de contrataciones del estado, las especificaciones técnicas, términos de referencia o expediente técnico que integran el requerimiento deben contener la descripción objetiva y precisa de las características y/o requisitos funcionales relevantes para cumplir la finalidad pública de la contratación y las condiciones en las que se ejecuta, esto quiere decir que se debe evitar la creación de obstáculos que perjudiquen la igualdad y la competencia efectiva entre los proveedores.

4. Requisitos de calificación

El requerimiento también incluye los requisitos de calificación que el área usuaria consideren necesarios, tales como: i) capacidad legal, ii) capacidad técnica y profesional, iii) experiencia del postor en la especialidad y iv) solvencia económica. Téngase en cuenta que estos requisitos no deben contemplar exigencias irrazonables e innecesarias que limiten o impidan la libre concurrencia u orienten la contratación hacia un proveedor.

5. Prohibiciones

El requerimiento no debe hacer referencia a una fabricación o procedencia, procedimiento de fabricación, marcas, patentes o tipos, origen o producción determinados, ni descripción que oriente la contratación, salvo excepciones, como la adquisición de material bibliográfico.

6. Indagaciones de mercado

Sobre la base del requerimiento el área de logística o abastecimiento tiene que realizar las indagaciones en el mercado para determinar el valor estimado en la contratación en el caso de bienes y servicios, y el valor referencial en el caso de consultorías y ejecución de obras.

7. Recomendaciones

Los proveedores deben estar atentos a las oportunidades de negocio con el estado (ver ediciones anteriores) con la finalidad de enviar la información comercial de su empresa y de los productos que guarden similitud con el requerimiento, de manera que las entidades puedan solicitarles cotizaciones y puedan ser atendidas de la manera más cabal posible.

Asimismo, hay que tener en cuenta que el requerimiento no solo puede ser modificado durante la etapa de formulación de consultas y observaciones dentro del procedimiento de selección, sino antes, precisamente en la etapa de indagación del mercado, en donde los proveedores tienen la posibilidad de ofrecer alternativas o mejoras que vayan más alineados a su oferta de productos.

Ahora coméntanos, ¿alguna vez una entidad del estado te ha invitado a cotizar? ¿Qué crees que te hace falta para que ello suceda? ¿Deseas que te ayudemos con ese objetivo? ¡Valoramos tus comentarios!

Para enviar tus consultas, puede llamarnos o escribirnos al whatsapp 940305024 o escribir tu consulta a ventas@contrataconelestado.com

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